RPA; Robotic Process Automation selon Teroco

RPA takes the robot out of the human. The average knowledge worker employed on a back-office process has a lot of repetitive, routine tasks that are dreary and uninteresting. RPA is a type of software that mimics the activity of a human being in carrying out a task within a process. It can do repetitive stuff more quickly, accurately, and tirelessly than humans, freeing them to do other tasks requiring human strengths such as emotional intelligence, reasoning, judgment, and interaction with the customer

Leslie Willcoks, professeur et président du groupe Innovation à la London School of Economics

 

L’automatisation robotisée des processus via des databots laisse votre environnement informatique existant totalement intact, de sorte que vous pouvez automatiser les processus dans un délai de 4 à 5 semaines. Toutefois, votre Databot peut tout aussi bien intégrer des systèmes existants ou être conçu comme une application entièrement personnalisée.  Plus fort même: ces trois besoins peuvent dans de nombreux cas être satisfaits par un seul et même Databot, à condition de faire le bon choix dès le départ.

En tant que pionnier des Databots, nous vous accompagnons depuis la toute première décision concernant la sélection du Databot adéquat (quel processus convient à la RPA ?) et la mise en place (avec ou sans surveillance) jusqu’à la livraison (manuel détaillé du processus qui facilite les ajustements ultérieurs).

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Pourquoi choisir Teroco?

  • Plus de 7 ans d’expérience en matière de RPA. C’est pourquoi votre databot sera opérationnel dans un délai de 4 à 5 semaines, avec une charge de travail minimale pour votre équipe.
  • Simplicité. Pas envie d’élaborer des BRS, SRS, Use Cases, Change Requests, etc ? Très bien, nous n’en avons pas besoin. La gestion allégée par excellence !
  • Uniquement des formateurs internes. Votre métier évolue sans cesse, donc votre databot doit régulièrement être recyclé. Cela va plus vite et plus facilement si vous pouvez compter sur votre formateur de confiance.
  • (Ridiculement) flexible. Votre Databot est formé à 100% sur votre mesure grâce à de courts moments de contact direct entre notre formateur et votre/vos utilisateur(s).
  • Discussion métier. Votre projet sera supervisé par un expert fonctionnel de votre domaine. Nous avons des dizaines d’années d’expérience dans la gestion des documents, la finance, les ressources humaines, le Lean 6-Sigma, la logistique, le marketing et les ventes.

Comment fonctionne l'automatisation robotique des processus ?

Dans la RPA, un databot imite les actions d’un utilisateur humain. Les databots peuvent être impliqués de différentes manières :

  1. En tant qu’assistant direct de vos employés, ce qui est alors appelé « RPA assisté » ou « Robotic Desktop Automation / RDA ».  Dans ce cas, le Databot est installé directement sur l’ordinateur de votre employé et est lancé lorsque cela est nécessaire.  
  2. Cependant, un Databot peut tout aussi bien être un processus installé sur un serveur.  Dans ce cas, le Databot peut fonctionner 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an et effectuer des tâches de différents services : par exemple, traiter en continu les commandes pendant les heures de travail, traiter des timesheets des employés la nuit et effectuer la mise en place du système le matin.  C’est ce qu’on appelle « la RPA non assistée ». 

Cependant, un Databot peut tout aussi bien fonctionner avec d’autres interfaces (SQL, API), ce qui offre une flexibilité sans précédent. Chez Teroco, nous utilisons des Databots pour les tâches les plus diverses : 

  • Intégration de systèmes – les Databos sont complémentaires à des plateformes ETL & iPaas telles que Mulesoft, Frends of The Glue.
  • Gestion des données: Le moteur des règles métier simplifie et accélère considérablement les processus tels que la validation, le transfert et la conversion des données.
  • Développement d’applications sur mesure  
  • Vérification(s) de la disponibilité des systèmes afin que les problèmes soient détectés et résolus avant le début de la journée de travail.
  • Renforcement de projets Lean 6-Sigma: Un grand nombre des causes « Machine », « Méthode » et « Mesure » peuvent être corrigées dans le temps de fonctionnement standard d’un projet DMAIC – y compris l’ajustement pendant la phase « Contrôle ». Si nécessaire, cela peut être fait par le biais d’un « Proof of Concept »à faible coût et sans licence.

Avez-vous des doutes si votre projet est adapté pour une implémentation RPA ? Nous avons mis au point notre propre test spécialement à cette fin.

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Comment Teroco vous aide-t-il dans votre projet de RPA ?

Nous avons plusieurs personnes ayant plus de 7 ans d’expérience dans la RPA – ce qui est sans aucun doute unique pour une technologie aussi jeune. Ils sont responsables de la formation et du suivi de nos formateurs Databot, ce qui vous donne la garantie que votre projet sera livré dans les temps et dans les limites du budget.

Points d’attention

  • Choisir le bon processus. Exceptionnellement, les databots ont besoin de « modules d’assistance » additionnels, ce qui en augmente le prix et la complexité.
  • Sélection du Databot le plus rentable. Outre les « Big Three » (Automation Anywhere, Blueprism, UiPath), il existe sur le marché de puissants concurrents. Pensez à Kofax, Kryon, Pegasystems ou Oakwood. Chacun a ses propres forces et faiblesses ainsi que son propre modèle de prix. Vous payerez un mauvais choix – littéralement – au comptant : coûts plus élevés pour l’extension, coûts de paiement à l’utilisation qui explosent…  Nous vous aidons à faire le bon choix dès votre tout premier Databot, afin de réduire les coûts de la RPA.
  • Achetez vos licences directement auprès du fournisseur. Il sera presque toujours plus avantageux d’acheter votre licence directement, sans intermédiaire. En tant que partenaire des différents fournisseurs, nous pouvons bénéficier d’une assistance technique étendue pendant la formation de votre Databot, mais lors de la livraison, nous vous transmettons la licence.
  • Délai de livraison court. Vous pouvez aborder votre projet de différentes manières : via un POC gratuit mais limité, une approche classique de gestion de projet informatique, la délocalisation, vos propres collaborateurs… Grâce à notre longue expérience, nous avons réduit le délai à 4 ou 5 semaines entre l’approbation du devis et la mise en production définitive, y compris les derniers réglages (« fine-tuning »).
  • L’adhésion de votre personnel : notre formateur Databot travaille directement avec l’utilisateur final. Il peut donc effectuer les réglages requis pendant les brefs moments de contact entre eux. Vos collaborateurs voient leur nouveau « collègue » grandir dans sa tâche, entièrement selon leurs souhaits et leurs méthodes de travail.
  • Ajustements après la livraison. Votre métier évolue sans cesse.  De petits ajustements sont donc inévitables à long terme : une mise à niveau majeure de l’un de vos anciens systèmes, un nouveau processus, de nouveaux clients… Chez Teroco, nous garantissons votre continuité grâce à une approche intégrée :
    • Analyse d’impact facile grâce au manuel de procédure détaillé que nous établissons à la fin de chaque projet.
    • Nous ne travaillons qu’avec notre propre personnel, aussi nous pouvons souvent demander à votre formateur de confiance d’effectuer la mise à jour. Veuillez également noter que tous les détails du projet sont archivés en interne de la même manière afin que chacun de nos formateurs puisse vous aider très rapidement.

 

RPA et votre département IT  

Bien sûr, votre département IT doit être impliqué, mais l’impact de la RPA sur les technologies de l’information est très limité : L’installation du Databot, la création des User IDs nécessaires, éventuellement la mise en place d’un tunnel VPN, la gestion des licences (renouvellements, mises à jour…) et – idéalement – l’inventaire des processus effectués par les Databots. Notre personnel technique assiste toujours votre équipe informatique dans les moments les plus importants : installation, test et passage à l’environnement de production.   À la fin du projet, nous remettons un manuel de procédure détaillé ainsi que tous les détails concernant les licences. Il est donc très facile de gérer votre base de données sans aide extérieure.

Ceci est une véritable construction gagnant-gagnant : l’informatique peut se concentrer sur les principales infrastructures et les projets stratégiques car le portefeuille de projets est traité de manière structurée et gérable.

 

Toujours une approche métier

Chez Teroco, nous veillons à ce que chaque projet soit supervisé par un de nos experts fonctionnels. De cette façon, nous éliminons beaucoup de « gaspillage », tant dans le processus de documentation préparatoire que dans le processus de développement. De plus, c’est bien si tout le monde parle la même langue.  Nous sommes très fiers de l’expertise que nous avons acquise en interne :

  • Expertise financière : >30 ans d’expérience
  • Gestion documentaire / Expertise en technologies linguistiques : >30 ans d’expérience 
  • Expertise informatique : >30 ans d’expérience 
  • Expertise en ressources humaines : >20 ans d’expérience 
  • Expertise en vente et marketing : >20 ans d’expérience 
  • Expertise en logistique : >20 ans d’expérience.

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Avantages de la RPA

Quels avantages tirez-vous de l’automatisation robotisée des processus  

Un Databot s’adapte à vous, et non l’inverse. Le principe de la RPA est que vos processus existants, votre environnement informatique et vos sources de données ne sont pas affectés.

En tant que tel, il ne s’agit donc pas d’un « projet informatique ».  C’est pourquoi nos formateurs Databot sont basés en Belgique, aux Pays-Bas et en France pour travailler directement avec les utilisateurs et les propriétaires de processus. En un mois et demi au maximum, nous formons un Databot pour en faire un employé virtuel 100% opérationnel et qui exécute les processus les plus complexes 24 heures sur 24.

Économies de coûts et chiffre d’affaires supplémentaire 

Selon une étude de la London School of Economics, l’automatisation robotisée des processus permet un retour sur investissement de 30 à 200 % dès la première année, uniquement grâce à l’amélioration de la productivité. Ce n’est que la partie visible de l’iceberg. L’intégration des systèmes étant devenue tellement rapide et facile avec un Databot, que vous pouvez faire bien plus que « simplement » automatiser les opérations humaines : recouvrement plus efficace des paiements, facturation plus rapide, réduction des transports « d’urgence », meilleur service à la clientèle, marketing plus intelligent, etc.  

Flexibilité et évolutivité 

La mise en place d’un Databot ne prend que 4 à 6 semaines, et une fois qu’un Databot a été configuré, il peut être copié de manière illimitée pour s’adapter à tout volume de travail. 

Un seul Databot, différentes tâches

Chaque Databot peut traiter un grand nombre de processus différents. Des tâches répétitives à la création de rapports en passant par la gestion des données.

Securité & Compliance 

Comme un employé, le robot fonctionne selon tous les contrôles et restrictions existants. De plus, le robot enregistre toutes les actions et ne peut pas aller au-delà de son script.  Ainsi, les droits d’accès peuvent être très clairement définis : Un Databot ne lit pas un journal en ligne pendant la pause déjeuner et n’a donc pas besoin de droits d’accès à Internet.

Satisfaction du personnel 

En envoyant le travail fastidieux et répétitif au Databot, les employés peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et sur l’interaction avec les clients et les collègues.  Avantage non négligeable en ces temps de pénurie sur le marché du travail… 

Satisfaction des clients  

Votre Databot peut fonctionner 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an, et répondre parfaitement aux attentes de vos clients à tout moment.