Mythe 1: Il faut d’abord optimiser ses processus avant de leur appliquer la RPA

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Extrait de la série “11 mythes de la RPA démystifiés

Mythe 1 : vous devez d’abord optimiser vos processus avant de leur appliquer de la RPA .

La RPA peut être mise en œuvre rapidement

L’un des principaux avantages de l’automatisation des processus par la robotique (APR ou RPA en anglais) est sans conteste la très grande rapidité avec laquelle elle peut être déployée, et par conséquent, et les faibles coûts associés à un tel trajet. Quatre semaines ou moins entre le début d’un projet et la mise en production sont plus souvent la règle que l’exception.

Cette bonne performance soulève à juste titre la question de la phase préliminaire. Tel est le raisonnement: « Si la mise en œuvre se fait aussi rapidement, c’est qu’il y a eu beaucoup de travail en amont ».

La réponse requiert beaucoup de nuances.

Qu’en est-il des processus qui ne sont pas optimisés ou efficaces ?

Un processus qui ne fonctionne pas de la manière la plus efficace ne se transforme pas comme par magie en un processus modèle, uniquement par l’utilisation de nouvelles méthodes d’automatisation.  En effet, la RPA remplace les actions humaines en les imitant, mais le processus sous-jacent reste exactement le même.

Si le but est d’évaluer et de modifier un processus en profondeur, une approche spécifique, telle que le Lean, le 6 sigma ou la gestion des processus d’entreprise (BPM), reste nécessaire.

Le dilemme : vous avez la tête sous l’eau

Cependant, cela pose souvent un dilemme aux organisations. Il ne fait généralement aucun doute que la situation peut être améliorée significativement.  Cependant, un processus d’amélioration est chronophage et fait appel aux employés qui ont déjà toutes les peines du monde à faire avancer les choses.  Dans ces circonstances, il est hors de question de faire un effort supplémentaire pour revoir le processus en profondeur.

“Un homme qui se noie n’a pas besoin d’une leçon de natation, mais d’une bouée…”

Mettre en œuvre les recommandations d’un programme Lean ?

De plus, le résultat d’un programme Lean ou d’un processus similaire est difficile à prévoir à l’avance.  Les changements de processus peuvent être uniquement de nature organisationnelle. Très souvent néanmoins, des modifications des applications informatiques se sont nécessaires afin de pouvoir mettre en pratique les améliorations proposées.  Dans ce cas, il n’est pas du tout certain que les ressources nécessaires soient disponibles ou que le business case soit suffisamment solide.

Une approche alternative

II en va différemment avec la RPA.  La manière dont les employés exécutent le processus est enregistrée avec précision, jusque dans les moindres détails. Dans certains cas, elle est même enregistrée littéralement – un certain nombre de logiciels RPA contiennent pour de bonnes raisons une fonctionnalité « d’enregistreur ». Cela peut se faire par simple observation, sans perturber le travail en temps réel.  Lors du de développement du script, il s’agit alors de répliquer les actions humaines à l’identique et, en quelque sorte, de « former le robot à l’exécution du processus ». Le résultat est une imitation parfaite du comportement humain, jusque dans les moindres détails.  Ce dernier n’est peut-être pas toujours le plus efficace, mais il a prouvé par le passé qu’il permettait d’obtenir le résultat final souhaité.  À partir de ce moment, un databot (robot logiciel) pourra exécuter le processus, plus rapidement qu’un être humain, sans erreur, et avec une capacité et une disponibilité pratiquement illimitées.

C’est de cette manière que la RPA peut contribuer à réduire rapidement la pression et à fournir un peu de répit à l’organisation…. répit qui peut permettre, à son tour, de se plonger dans une revue approfondie des processus, ainsi que dans la réalisation éventuelle d’ajustements, voire de réaménagements conséquents.

En réalité, optimisation et RPA vont de pair

L’automatisation par la RPA ne nous décharge pas de notre devoir de mettre en place des processus aussi efficaces que possible. Nous devons tendre vers des processus qui ont été évalués et ajustés en profondeur, et dans lesquels la RPA est utilisée pour accélérer ou compléter l’automatisation. Toutefois, il serait dommage de ne pas utiliser – à un moment où le besoin est criant – un outil capable de réduire rapidement la pression sur les employés.

“Un analgésique ne supprime généralement pas la cause de la douleur, mais il peut soulager les symptômes de telle sorte que l’attention peut alors se porter sur une solution au problème.”

Prochain épisode : Mythe 2 : Une initiative de RPA nécessite, avant son démarrage, des investissements importants dans les logiciels et l’infrastructure informatique.