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Le défi

L’enregistrement et la création corrects des factures sortantes pour les clients de Fluxys est un processus qui prend du temps et qui implique beaucoup de saisie de données (dans SAP). Le processus dépend de la saisie complète et correcte des données par le demandeur et implique également un processus de validation par la hiérarchie.

La solution

Le databot fournit au demandeur un formulaire dans lequel un maximum de champs ont déjà été remplis à l’avance ou sont limités au nombre de possibilités autorisées. Au fur et à mesure que le formulaire est rempli, les champs sont automatiquement rendus obligatoires ou non et sont complétés par les options disponibles sur la base des données du système ERP (SAP). Une demande complète est transmise par le bot pour signature au responsable hiérarchique via Docusign. Après validation, la facture est créée dans le système ERP. Pour cela, nous utilisons la Microsoft Power Platform (Microsoft Power Automate et Microsoft Power Apps) dans une solution Low Code.

Le résultat

Il va sans dire que cette nouvelle façon de travailler permet d’économiser le travail de saisie manuelle. Toutefois, ce processus permet également de réduire considérablement le délai de facturation, car le demandeur fournit immédiatement toutes les données nécessaires et correctes dans une application conviviale. Enfin, le processus devient également beaucoup plus traçable et vérifiable, ce qui renforce la transparence.

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